Sie führen einen Betrieb und es gibt immer wieder Unsicherheiten, was den Mitarbeitern wie erlaubt werden muss und wie Sie sich auf die Urlaubsplanung im neuen Jahr vorbereiten können? Bringen sie sich auf Kurs mit den folgenden Grundregeln:
Wo ist der Urlaub gesetzlich geregelt?
Im Bundesurlaubsgesetz ( BUrlG ). Dieses legt die wichtigsten Einzelheiten zum Urlaub fest. Weitere gesetzliche Grundlage sind aber z.B. auch das Jugendarbeitsschutzgesetz oder das Sozialgesetzbuch (SGB) für Menschen mit Behinderung (vgl. § 125 SGB IX). Auch aus Tarifverträgen können sich vom Gesetz abweichende Regelungen etwa im Baugewerbe ergeben.
Was für Urlaub gibt es?
Gesetzlicher Mindesturlaub und übergesetzlicher Mehrurlaub. Urlaub, der über den nach europarechtlichen Vorgaben (Arbeitszeitrichtlinie) bzw. durch das BUrlG gewährleisteten Mindesturlaub von vier Wochen je Jahr hinausgeht, ist – mittels Arbeitsvertrag – grundsätzlich frei regelbar. Viele Arbeitgeber vereinbaren daher für den übergesetzlichen Mehrurlaub für sie günstigere Regelungen, etwa dass gewährte Urlaubstage zunächst auf den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch und dann auf den übergesetzlichen Mehrurlaubsanspruch angerechnet werden. Wird im Arbeitsvertrag jedoch nicht zwischen gesetzlichem Urlaub und übergesetzlichem Mehrurlaub unterschieden, ist von einem Gleichlauf des gesetzlichen Urlaubsanspruchs und des übergesetzlichen Mehrurlaubsanspruchs auszugehen.
Wer kann Urlaub beanspruchen?
Arbeitnehmer, Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte (450-Euro-Kräfte), Praktikanten und Auszubildende.
Wie viele Tage beträgt der Mindesturlaub?
24 Werktage pro Kalenderjahr, was vier Wochen Urlaub entspricht. Das BUrlG stellt aber auf Werktage, also eine 6-Tage-Woche ab. Für Arbeitnehmer, die an weniger Wochentagen arbeiten, muss der Urlaub daher umgerechnet werden. 24 Werktage Jahresurlaub entsprechen:
- bei einer 5-Tage-Woche: 20 Arbeitstagen (Mo-Fr) Urlaub
- bei einer 4-Tage-Woche: 16 Arbeitstagen Urlaub
- bei einer regelmäßigen 3-Tage-Woche: 12 Arbeitstagen Urlaub
- bei einer regelmäßigen 2-Tage-Woche: 8 Arbeitstagen Urlaub
- bei einer regelmäßigen 1-Tage-Woche, 4 Arbeitstagen Urlaub
so dass sich immer vier Wochen Urlaub ergeben. Der gesetzliche Urlaub für Jugendlicheist nach dem Alter gestaffelt und liegt zwischen 25 und 30 Werktagen. Berufsschülern (Auszubildende in Berufsschule) soll der Urlaub in den Berufsschulferien gegeben werden. Ist das nicht möglich und muss der Auszubildende die Berufsschule während des Urlaubs besuchen, wird dieser Tag nicht zum Urlaub gezählt.
Schwerbehinderteerhalten einen gesetzlichen Zusatzurlaub von einer Woche. Bei einer Fünf -Tage-Woche bedeutet das fünf Tage Zusatzurlaub. Der Zusatzurlaub teilt das Schicksal des gesetzlichen Mindesturlaubs.
Aus einem anzuwendenden Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem Einzelarbeitsvertrag oder einer betrieblichen Übung können sich höhere Urlaubsansprüche ergeben. Einen Höchsturlaub gibt es aber nicht.
Wechsel von Vollzeit in Teilzeit: Was passiert mit den Urlaubstagen?
Kann ein Mitarbeiter vor seinem Wechsel von einer Voll- in eine Teilzeittätigkeit mit weniger Wochenarbeitstagen Urlaub nicht nehmen, darf der Arbeitgeber nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Rs. C-486/04) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Az.: 9 AZR 53/14) die Zahl der bezahlten Jahresurlaubstage nicht verhältnismäßig kürzen. Das dürfte auch gelten, wenn der Arbeitnehmer seine Teilzeittätigkeit verringert (etwa von 20 Stunden an vier Tagen auf 15 Stunden an drei Tagen).
Kann ein Mitarbeiter seinen ganzen Jahresurlaub schon zu Beginn des Kalenderjahres nehmen?
Ja, soweit das Arbeitsverhältnis zu Beginn des Kalenderjahres bereits sechs Monate bestanden hat. Andernfalls erhält der Mitarbeiter für jeden vollen Beschäftigungsmonat 1/12 seines Jahresurlaubs (Zwölftelungsprinzip). Tritt der Mitarbeiter etwa zum 15.08. in ein Beschäftigungsverhältnis ein, hat er mit Ablauf des 15.12. Anspruch auf 4/12 seines Jahresurlaubs.Der Jahresurlaub wird auch gezwölftelt, wenn das Arbeitsverhältnis nicht länger als sechs Monate besteht. In dem Jahr, in dem das Arbeitsverhältnis endet, errechnet sich der Urlaub ebenfalls nach dem Zwölftelungsprinzip, wenn der Mitarbeiter in der ersten Hälfte des Kalenderjahres, das heißt bis zum 30. Juni, ausscheidet. Endet es später, besteht Anspruch auf den vollen gesetzlichen Urlaub. Eine Kürzung kann bezüglich eines Ausscheidens im zweiten Halbjahr nur für den Teil des Urlaubs vereinbart werden, der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht. Voraussetzung ist, dass die Parteien des Arbeitsvertrages zwischen Mindesturlaub und übergesetzlichem Mehrurlaub unterschieden haben.
Muss der Mitarbeiter während des Urlaubs für den Chef erreichbar sein?
Nein. Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, dem Arbeitgeber die Urlaubsadresse zu hinterlassen oder während des Urlaubs dienstliche E-Mails zu checken. Dies würde dem Urlaubszweck, der Erholung, widersprechen. Eine ganz andere Frage ist, ob dies – etwa bei größeren Projekten – praktikabel ist.
Wer legt den Urlaub fest?
Der Arbeitgeber. Allerdings hat er dabei die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange (Krankheit von Arbeitskollegen) entgegenstehen. Auch wenn Terminwünsche anderer Mitarbeiter aufgrund sozialer Gesichtspunkte vorgehen (Elternteil mit schulferiengebundenem Kind), ist eine Ablehnung zulässig. Aber auch Alter, Dauer der Betriebszugehörigkeit und gewährte Urlaubstage im Vorjahr können als soziale Faktoren hinzugezogen werden. Dringende betriebliche Belange könnten beispielsweise der Abschluss eines wichtigen Projekts oder saisonaler Hochbetrieb, beispielsweise zu Weihnachten, sein. Generell gilt aber: Genehmigter Urlaub darf nicht mehr gestrichen werden. Das gilt auch bei plötzlich auftretendem Personalmangel. Auch ein Rückruf aus dem Urlaub ist nicht mehr möglich, wenn z.B. im Betrieb dringende Aufgaben zu erledigen sind (BAG, Az.: 9 AZR 404/99 und 9 AZR 405/99). Umgekehrt kann ein Mitarbeiter den gewährten Urlaub ohne wichtige Gründe auch nicht mehr verschieben. Kein wichtiger Grund etwa ist es, wenn die Wetterbedingungen am Urlaubsort ungünstig sind (z.B. kein Schnee am Urlaubsort).
Urlaubsplanung: Darf der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen?
Ja. In Betrieben ohne Betriebsrat steht ihm die Anordnung kraft Weisungsrecht zu. Betriebsferien begründen dringende betriebliche Belange, hinter denen die individuellen Urlaubswünsche der Arbeitnehmer – von Härtefällen abgesehen – zurückstehen müssen. Allerdings dürfen die Betriebsferien nur einen Teil des Jahresurlaubs (Faustregel: 3/5) ausmachen.
Resturlaub: Ist nicht genommener Urlaub auf Folgejahre zu übertragen?
Wenn der Urlaub aus dringenden betrieblichen oder aus in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen nicht angetreten werden kann, ist eine Übertragung bis zum 31. März des auf das Urlaubsjahr folgenden Jahres zulässig. Wird der Urlaub bis dahin nicht gewährt und genommen, erlischt der gesetzliche Urlaubsanspruch. Arbeitnehmer können nicht grundsätzlich davon ausgehen, dass der nicht genommene Urlaubsanspruch im kommenden Jahr weiter besteht. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verfällt der nicht in Anspruch genommene gesetzliche Mindesturlaub nicht, wenn der Arbeitnehmer wegen fortdauernder Krankheit gehindert ist, den Urlaub im laufendenden Jahr und darüber hinaus bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen. Der Urlaub ist dann nach Ende der Arbeitsunfähigkeit zu nehmen beziehungsweise bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten. Das BAG hat mit seinem Urteil vom 07.08.2012 (Az. 9 AZR 353/10) entschieden, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch bei langjährig arbeitsunfähigen Arbeitnehmern 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfällt, mithin bis zum 31.03. des übernächsten Jahres.
Übergesetzlicher Mehrurlaub kann – auch im Fall langdauernder Krankheit – nach den allgemeinen Grundsätzen verfallen. Für den Verfall eines solchen übergesetzlichen Urlaubs müssen jedoch deutliche Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag bestehen. Bespiel:
Für den über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehenden Urlaub gilt abweichend von den rechtlichen Vorgaben für den gesetzlichen Mindesturlaub, dass der Urlaubsanspruch nach Ablauf des 31. März des folgenden Kalenderjahres/…… auch dann verfällt, wenn der Urlaub bis dahin wegen krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers nicht genommen werden kann.
Kann sich ein Arbeitnehmer seinen Urlaub auszahlen lassen?
Eine Wahl zwischen Auszahlung statt (bezahlter) Freistellung besteht beim gesetzlichen Mindesturlaub nicht. Das Gesetz verbietet die Abgeltung von Urlaub. Ein Verzicht auf bezahlten Mindestjahresurlaub gegen eine spätere Entschädigung in Geld verstößt im Übrigen auch gegen Gemeinschaftsrecht (EuGH, Rs. C-124/05). Ausnahme: Scheidet der Mitarbeiter aus und kann er den Resturlaub nicht mehr antreten, hat er Anspruch auf Auszahlung.
Krank im Urlaub
Erkrankt ein Mitarbeiter während des Urlaubs, so werden die durch ärztliches Zeugnis (Attest) nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit auf den Urlaub nicht angerechnet. Unentschuldigte Fehltage werden dürfen aber nicht nachträglich auf den Urlaub angerechnet werden. Entsprechend dem Grundsatz „ohne Arbeit kein Lohn“ muss der Fehltag nicht bezahlt werden. Der Blaumacher kann abgemahnt, gegebenenfalls auch gekündigt werden. Der Urlaub aber bleibt ungeschmälert.
Urlaubsentgelt/Urlaubsgeld
Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf das so genannte Urlaubsentgelt. So wird der Vergütungsanspruch bezeichnet, der den Grundsatz „Urlaub = bezahlte Freizeit „ entstammt. Er bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen (= drei Monate) vor Urlaubsantritt und ist dem Arbeitnehmer für jeden Urlaubstag zu zahlen. Aus der Durchschnittsvergütung ist nach dem Gesetz nur der zusätzlich für Überstunden gezahlte Arbeitsverdienst herauszunehmen. Auch pauschale Spesen und Fahrgelder bleiben bei der Berechnung unberücksichtigt, weil sie nicht zum Arbeitsentgelt gehören (BAG, Az.: 5 AZR 175/65).
Vom Urlaubsentgelt zu unterscheiden ist das Urlaubsgeld. Hierbei handelt es sich um eine Vergütung, die nur im Falle einer ausdrücklichen Vereinbarung oder bei Anwendung eines Tarifvertrages oder einer Betriebsvereinbarung zu zahlen ist. Ein Anspruch kann sich aber auch aus betrieblicher Übung ergeben.